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10 de enero de 2014. En los últimos años son muchas las empresas que sustituyen su clásico “Buzón de Sugerencias” por correo electrónico para sus empleados, modelo “Caja Negra”, por modernas “Redes Sociales de Ideas”, creando comunidades de innovación en las que los empleados pueden proponer sus ideas innovadoras sobre productos, servicios, procesos… Suggestion Box Ideas Network Para esta transformación del modelo “caja negra”, en la que no hay transparencia ni colaboración, al modelo de “red social de ideas”, en la que los principios básicos son la transparencia, democratización, participación y colaboración, hay que tener en cuenta ciertos factores que garanticen el éxito. En base a la experiencia en la implantación de ideas4all Innovation Agora en empresas de diversos sectores de actividad para sus empleados, estas son las claves para el éxito de las “Redes Sociales de Ideas”:

1. El Compromiso e implicación de la Dirección: El compromiso de la Dirección es el primer factor para el éxito, este compromiso debe materializarse en varios aspectos: La dedicación de recursos: Recursos y presupuesto necesarios para la implantación de la plataforma, la dedicación de los equipos de implantación y soporte, el plan de comunicación, los premios y recompensas… El compromiso para la implantación de las mejores ideas: Poniendo en marcha los procesos necesarios para la selección y puesta en marcha de las mejores ideas. Su liderazgo y participación: En el proyecto, en el plan de comunicación, en la implantación de las ideas… y predicando con el ejemplo: Participar, felicitar, comentar…

2. El equipo de implantación y soporte: No es necesaria la dedicación exclusiva de grandes equipos para la implantación y soporte de las redes sociales de ideas, pero si es fundamental la participación de ciertos roles, que pueden ser cubiertos con dedicación parcial. El equipo de implantación y soporte de la red de ideas debe contar con perfiles con capacidad para la toma de decisiones de implantación y funcionamiento y de coordinación de todos los miembros del equipo de soporte, miembros con habilidades de comunicación y experiencia 2.0, personas con conocimiento para identificar, evaluar y seleccionar las mejores ideas de sus áreas de responsabilidad y directivos con capacidad de seleccionar y promover la implantación de las ideas identificadas por los anteriores. Varios roles pueden estar a cargo de una misma persona o de un comité ya constituido (Comité de Innovación, Comité de Dirección…). Es una buena práctica contar con voluntarios que no consideren una carga esta asignación y también lo es asignar alguno de estos roles a los usuarios más activos de la red de ideas una vez lanzada.

3. Un buen plan de comunicación y animación/dinamización: Para lograr la máxima participación de los empleados es muy importante dar a conocer la red social por todos los medios de comunicación interna al alcance, tanto on line (Intranet, Mail, Banners…), como Off Line (Posters, folletos, Acetatos, eventos de presentación…) así como la participación de la dirección (Video blogs, mails, eventos…). Este plan de comunicación debe ser continuado, no basta con un brillante lanzamiento, hay que persistir en la comunicación de forma periódica (Newsletter, sección de noticias en la intranet, Blog de Innovación, mails periódicos…).

4. Concursos y retos enfocados: Para obtener buenas ideas, buenas respuestas, es importante hacer buenas preguntas y estas se lanzarán a la red de ideas en forma de concursos de ideas y retos. La definición y redacción de las preguntas es un factor al que hay que dedicar tiempo y atención. Es cierto que en el lanzamiento se debe dar la oportunidad a los empleados de aportar las ideas que ya tienen, que probablemente tienen hace mucho tiempo y no han tenido ocasión de aportar. Este primer concurso puede ser abierto en el que participen todas las ideas para crear muy rápido la comunidad de innovación y que se produzca el aprendizaje inicial, pero el programa de actividades (Concursos y retos) después del lanzamiento debe ser enfocado a problemas y temas estratégicos reales, para los que la empresa quiera, necesite ideas que esté dispuesta a implantar. La participación de la dirección en la selección de los temas a proponer en la red de ideas es también clave. En nuestra experiencia inicialmente los miembros del equipo (Director, Community Manager…) son los que proponen los retos, pero después de un cierto periodo de funcionamiento, se creará una demanda y serán los Directivos de las distintas áreas los que pedirán incluir sus retos en la red de ideas.

5. Premios y reconocimientos: Es necesario mantener a los empleados, a los miembros de la comunidad de innovación, interesados en la red de ideas y sus actividades y para ello son indispensables los premios y reconocimientos. No es necesario establecer grandes premios para los concursos, pero si es importante que haya premios y más aún reconocimiento a los que participan y a los que aportan las mejores ideas para mantener el interés de los usuarios y aportar credibilidad al proyecto. Las reglas de los concursos deben establecerse de una forma muy clara mediante bases específicas para cada uno de ellos (Fechas, Condiciones de participación, Forma de elegir los Ganadores, Premios, compromisos de implantación…) y cumplirlas a rajatabla. No es necesario que las ideas ganadoras sean las más votadas (Puede elegirlas un jurado) pero es importante que los votos cuenten (Preseleccionar las ideas más votadas, Premio “popular” a la idea más votada…). El mejor reconocimiento es ver tu idea hecha realidad y que todo el mundo lo sepa, por lo que las acciones de reconocimiento deben plantearse desde el principio: Información de ganadores, participación en el equipo de implantación, actos de entrega de premios… Se deben premiar las ideas, pero también la participación, por lo que además de los concursos de ideas y retos, que premiarán las mejores ideas, deben realizarse promociones, que premiarán la actividad. Se pueden organizar promociones por sorteo entre todos los que cumplan determinadas condiciones de participación, pequeños regalos seguros a los que realicen determinadas actividades o alcancen cierta participación… Los rankings de usuarios por su participación también son muy efectivos a la hora de dar reconocimiento a los más activos.

6. Retroalimentación e información: Se trata de una red social de ideas, innovación, pero a través de una red social y en redes sociales la retroalimentación y la información son factores clave. Las actividades del Community Manager y los expertos se centrarán en interactuar con los usuarios ofreciéndoles información y retroalimentación sobre sus ideas mediante comentarios, evaluaciones, marcado de ideas… La propia comunidad se retroalimenta mediante los mecanismos de red social: Cometarios de otros usuarios, votos, seguidores, favoritos… pero los “roles de autoridad” (Community manager, Expertos…) tienen un papel fundamental en este cometido. La publicación de noticias sobre la red en los medios internos (newsletter, intranet, revistas…), la creación de un blog sobre innovación y sobre el proyecto y la información permanentemente actualizada en la propia plataforma (página de ganadores, ideas implantadas, actos de entrega de premios…) son también importantes para mantener el interés y la credibilidad de la comunidad de usuarios.

7. Rápida implantación de las mejores ideas: pedir ideas a los empleados sólo tiene sentido si se van a implantar. La implantación de las mejores ideas es clave tanto para obtener la recuperación de la inversión como para mantener el interés y credibilidad de la comunidad de innovación. El compromiso de implantación de la ideas ganadoras de los concursos mediante el lanzamiento de proyectos de prototipos, desarrollo de productos e implantación es la vía oficial de implantar las mejores ideas, pero hay que tener en cuenta también la implantación de ideas sencillas, no necesariamente ganadoras de concursos.

Es importante establecer un proceso sencillo, a través de la identificación y promoción de la ejecución de las ideas, para la rápida implantación de ideas fáciles de implantar y que se pueden poner en marcha con los presupuestos y recursos corrientes (Business as Usual) y ofrecer a la comunidad “Quick Wins” en la implantación de ideas que promuevan la participación y la ilusión por el proyecto. En nuestra experiencia en la implantación de redes sociales de ideas para empleados estas son las 7 claves que hay que tener en cuenta y se pueden escribir sin mencionar una sola vez la palabra tecnología, o sin mencionar el departamento de IT,

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